보고서 작성의 일반적 룰

[보고서 작성의 일반적 룰]

 

1.첫 장에서 관심을 끌어 끝까지 읽게 하라.

 •보고서가 분량이 많은 경우 표지에 박스를 만들어서 요약을 넣습니다.

 •주로 보고서가 갖는 의미를 중심으로....그렇지 않을 경우 자주 사용하지는 않지만 그림과 함께 도표를 넣어주거나 박스나 꺽쇠 [ ]를 사용합니다.

 

2. 핵심용어를 만들고 의사 결정자가 사용하게 하라는 것입니다.

 •이때 중요한 것은 키워드가 긍정적인 의미를 담되 전략이나 전술을 머리 속에 두고 두고 담아내도록 절제되면서도 자극적이어야 한다는 것입니다.

 

3. 문체는 무조건 간결하게 사용 되어야 합니다.

•그리고 반드시 피해가야 할 단어가 있습니다.

   어쩔 수 없을 때 말고는 ㅇㅇ제고, ㅇㅇ구축, ㅇㅇ구현, ㅇㅇ강화 등의 불분명하고 오버한 표현은 삼가 해야 합니다.

   그런 표현 싫어하는 경영진,임원진 의외로 많습니다.

   구체적으로 매출 00에서 00으로 개선, ㅇㅇ 전략 추진, ㅇ 월부터 실행, 단계별 추진전략 등의 표현을 사용하는 게 좋습니다.

 

4. 오탈자는...정말 정말 중요합니다.

•보고서를 아무리 잘 써도 오탈자가 있으면 상사의 인상이 구겨집니다.

 

5. 각종 서식에 대한 이해

 •기본 포맷이 워드 바탕체(혹은 굴림체)에다.. 글씨크기 10~12 입니다..

 •세로형식에 워드,파워포인트로 작성 합니다.간혹 프리젠테이션을 위해서는 가로형식으로 작성하고 발표 합니다.

 

6. 기본적인 보고서 목차

  • 어떤 사안에 대한 현황 → 목적 →추진방안→ 실행계획 및 일정 → 의사결정사항 등의 목차를 가진 보고서를 가장 많이 씁니다.

 

7. 보고서 옷 입히기

 •아래에 있는 내용말고 흐름이 끊기지 않도록 페이지를 구성해야 된다는 점입니다.

    줄 간격을 조정하거나.. 일부러 꼭 필요하지 않은 데이타를 넣거나 해서 흐름이 있으면 페이지 단위로 끊어줍니다.

 

8. 나머지는 아래와 같습니다.

 

[보고서 작성의 비법]

비법 1 첫 장에서 승부할 것

•첫 장에서 설득(Why)해야 하며, 특히 제목을 잘 뽑아내야 한다.

 

비법 2 핵심용어를 사용할 것
•최근 경영키워드 / 기법 : IT전문기업,눈높이 교육,총원목표 달성 등
•회사의 전략방향 : 신년사/CEO철학, 경영방침, 비전 및 미션 등
•상사의 지시와 의도 : 상사가 자주 사용하는 표현 80% + 상사가 처음 들어 본 내용 20%

비법 3 자기만의 문체를 만들 것

비법 4 오탈자를 줄일 것
•오탈자는 정성부족을 의미하며, 보고서 신뢰도의 결정적인 역할을 함
•6시그마의 원칙 : 100만 글자 중 오탈자가 3.4개

 

비법 5 각종 서식에 대해 이해할 것

•테이블은 균형미
•통일된 글씨체 : 폰트(바탕체 혹은 굴림체), 크기(10~12)
•한자쓰기 원칙 : 강조단어, 의존명사, 한글로는 의미가 불분명한 단어 등
•띄어쓰기 원칙 : 명사+명사는 붙여쓰기(기업문화), 목적어+서술어는 띄어쓰기(문서 작성)
•문서간격 및 여백관리 : 줄 간격 12
•밑줄 치기/굵은체 : 적절하게 절제된 형태로 사용
•박스 : 집중/강조 효과, 절제해야 효과적
•글머리 순서의 통일
•그림, 테이블은 한쪽에 1개 이상 사용을 자제할 것
•서술어는 가능한 명사형으로 종결

 

비법 6 쉬어가게 할 것
•리듬과 호흡의 간격을 조절하라
•한 장에 하나의 주제를 담아라
•재미없는 내용이 많을수록 재미있는 표현을 섞어서 할 것.

 

비법 7 볼 맛이 나게 할 것(옷 입히기)
•Reporting도 예술이다
•남들이 칭찬하는 보고서를 Benchmarking할 것