보고의 요령

회사의 업무는 보고에 의해 진행 상황과 결과가 파악된다.

상사 가 지시한 일은 반드시 그 결과를 보고해야 하며, 부하 직원의 보고에 따라 상사는 진행 상황과 문제점을 파악하고 조정하여 새로운 지시를

내리며 다음 일을 계획하고 준비할 수 있다. 보고를 할 때의 태도와 요령에 대해서 살펴본다.

 

1. 보고를 해야 하는 경우
보고는 가능하면 수시로 하는 것이 좋지만 비즈니스 템포가 초 (秒)를 다투는 오늘날에 있어서는 다음과 같은 경우에 상사에게  보고하는 것이 바람직하다. 다만, 일에 익숙하지 않은 신입 사원의 경우 아무리 작은 일이라도 자주 보고하는 마음가짐이 필요하다.

  1) 지시받은 업무를 끝냈을 때

  2) 장기간이 소요되는 업무에 대한 중간 보고

  3) 일의 추진 방법에 변경이 필요할 때

  4) 새로운 관련 정보를 입수했을 때

  5) 일을 추진하는 데 있어 새로운 의견이 있을 때

 

2. 구두 보고와 문서 보고 
보고의 방법에는 구두에 의한 것과 문서에 의한 것이 있다.

대체로 시급을 요하는 경우와 간결하게 끝내야 할 경우에는 구두로 보고하고, 내용이 복잡하거나 숫자나 지표가 필요할 경우에는 문서로 보고한다. 각 경우의 예는 다음과 같다.

 

가. 구두로 보고해도 무방한 경우

1) 일상 업무의 진행 사항

2) 긴급을 요할 때

3) 업무 수행 중 실수를 했을 때

4) 다른 부서에 연락이나 보고를 할 때

5) 외출 중 급한 일이 생겼을 때

 

나. 문서로 보고해야 할 경우

1) 문서로 보고할 것을 지시받았을 때

2) 내용이 구두로 보고하기에는 적합하지 않을 때

3) 내용이 회람, 보관, 기록을 필요로 할 때

4) 숫자나 지표가 필요한 보고일 때

5) 문서 보고가 제도화되어 있을 때

 

3. 보고의 요령
보고를 함에 있어서 기본 요건은 신속, 정확, 간결이다. 이를 바 탕으로 요령 있는 보고를 하려면 어떻게 해야 하는지를 알아본다.

 

가. 결과를 먼저 말한다.
보고를 받는 상사가 가장 알고 싶어하는 것은 결과이다.

보고자는 일의 과정을 대해 말하고 싶겠지만, 상사가 궁금해하는 것은 지시된 일의 결과이다. 또, 여러 가지 일을 관장하는 상사로서는 바쁜 업무 중에 부하 직원의 보고를 받게 되는 것이므로, 보고를 할 때는 결론부터 서술하는 습관을 들여야한다.

 

나. 자기의 주관은 배제한다.
보고를 할 때는 객관적 사실을 정확히 전하는 것이 중요하다.

보고에 익숙하지 않을 때는 최대한의 정보를 제공하려고 객관적 사실과 자신의 주관을 혼동하여 그 모두가 사실인 것처럼 보고하는 경향이 있다.

그러나 이러한 보고는 오히려 상사의 판단을 흐리게 하는 원인이 될 수 있으므로 반드시 객관적인 사실과 주관을 확실히 구분해서 보고해야 한다.

다. 보고의 지연은 금물이다.
어떠한 보고도 그 시기를 놓치면 의미가 없다.

정확과 더불어 신속이 보고의 생명이다. 좋은 결과의 경우는 보고가 다소 늦어져도 지장이 없겠지만, 나쁜 결과의 경우는 보고가 늦어지면 늦어질 수록 그만큼 피해가 커지는 결과를 낳게 된다. 보고하기가 두렵고 망설여지겠지만 나쁜 결과일수록 빨리 보고하는 것이 현명하다는 점을 명심하여야 한다.

라. 중간 보고를 한다.
지시받은 업무가 장기간이 소요될 경우는 비록 일이 순조롭게 진행되고 있을지라도 중간 진행 상황을 상사에게 보고하여야 한다.

중간 보고는 다음과 같은 경우에 한다

  1) 지시를 받은 업무가 장기간에 걸릴 경우

  2) 지시받은 일을 하다가 사고나 문제가 발생했을 때

  3) 업무 수행 중 상황이나 정세가 바뀌었을 때

  4) 지시받은 방법대로 일을 진행하기 어려울 때

  마. 보고의 상대와 순서를 틀리지 않는다.(결론 → 경과나 이유 → 소견)

 

바. 보고 때의 태도

  1) 상사의 책상 앞에서 보고할 때는 앞에서 조금 떨어진 곳에, 상사의 정면을 피해서 약간 측면에 선다.

  2) 상사의 바로 옆에서는 것은 지양

  3) 보고가 길어지는 경우에도 상사로부터 권유가 없으면 자리에 앉지 않는다.

4. 보고 매너

 가. 지시 사항이 종료되면 즉시 보고한다.

 지시나 명령은 지시자에게 그 결과를 보고함으로써 완료된다. 결과 보고를 하지 않는 한 지시 사항은 미완료된 상태이다.

 

 나. 결론부터 먼저 보고한다.

  - 상사는 일의 결과부터 알고 싶어하므로, 보고를 할 때는 결론, 결과부터 먼저 말하고 경과, 사유 등을 나중에 말한다.

  - 정확하고 간결하게 육하 원칙에 의거하여 보고한다.

 

다. 객관적 사실만을 보고한다.

  - 보고를 할 때는 무엇보다 객관적 사실을 전하는 것이 중요하다. 보고자의 주관이 개입되면 자칫 상사의 판단이 흐려질 우려가 있다.

  - 자신의 의견이 말해야 할 필요가 있을 때는 "제 생각으로는"이라고 붙인 뒤 의견을 제시한다.

 

라. 중간 보고를 한다.

  - 지시받은 업무가 장기간이 소요될 경우는 일이 순조롭게 진행되더라도 반드시 중간 보고를 한다.

  - 중간 보고를 할 때는 일의 진척도와 전망 등을 자세히 보고해야 한다.

 

5. 부정적인 보고 사례별 개선 방안

  1) 보고가 없거나 지연 보고

    - 지시나 명령에 따라 일을 완료했어도 그에 대한 보고가 없으면 일이 진행 중에 있는 것으로 여길 수밖에 없다.

      따라서  다음 업무에 대한 지시를 할 수 없게 된다.

   - 보고의 지연은 금물이다.

     어떠한 보고도 그 시기를 놓치면 의미가 없다. 지시받은 업무가 장기간이 소요될 경우는 반드시 중간 보고를 한다.

 

  2) 요령 부족의 장황한 보고

   - 신속, 정확과 더불어 간결은 보고의 기본 요건이다. 보고를 받는 상사가 가장 알고 싶어하는 것은 결과 또는 결론이다.

   - 자기의 주관은 배제하고 객관적인 사실에 기초하여 보고한다.

   - 이것저것 장황하게 보고하는 것은 요령 부족이 되어 오히려 상사의 판단을 흐리는 결과를 낳는다.

 

  3) 임시 변통 보고

  - 책임 추궁이나 상사의 질책을 두려워하여 거짓 보고를 하게 되면 상사는 업무 운영의 전반적인 방향을 잘못 이끌게 된다.

    이렇게 되면 일시적인 과오에 그치지 않고 치명적인 화를 회사에 불러올 수도 있다.

    또 순간을 모면하려는 임시 변통 보고는 결국 그 진실이 드러나게 된다.

 

  4) 책임 전가 보고

    - 일의 실패보다도 중요한 것은 실패 후의 보고 태도이다.

      일의 결과가 나쁠 경우 솔직히 사죄한다. 시간이 없었다느니, 부서 간 에 협조가 잘 이루어지지 않았다느니,

      거래처의 횡포가 심했다느니 하는 등의 책임 전가식 보고는 자신의 무능력을 시인하는 것 밖에 되지 않는다.