인장(인감)제작과 관리의 모든것 및 규정 양식

 

 

 

기업의 효율적인 인장관리를 위해서는 먼저 인장(인감)관리규정을 제정하는 것이 우선적이라고 할 수 있습니다.

 

인장(인감)관리규정의 기본적인 프로세스 유사함에 따라(별첨1. 참고) 규정(양식3종류)을 첨부하오니 회사사정에 맞게 적용하시면 되겠습니다. 아울러 인감날인부(별첨2. 참고)와 인감등록대장(별첨3.참고)를 함께 유첨하오니 유익하게 사용하시길 바랍니다.

 

인감종류

 

인감 중 중요한 개념을 두가지로 요약하자면 법인인감과 사용인감으로 나눌 수 있습니다.

 

1) 법인인감

    - 회사가 공식적으로 사용하는 인감으로, 관할등기소에 신고해 놓은 인감 (법인인감증명서 첨부必)

2) 사용인감

   - 임의로 만든 도장으로 관할등기소에 신고되지 않은 인감 (사용인감계 첨부)

   - 사용인감계를 작성하여 첨부하면 법인인감과 동일한 효력을 지님

 

사용인감계(양식)

 

 

*샘플양식1.

 

인장관리규정

 

제1조 (목적) 이 규정은 주식회사 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ·ㅇㅇㅇ(이하 ‘회사’라 한다)의 인장 종류와 관리 및 사용 방법에 관한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

 

제2조 (적용 범위) 회사의 인장에 관해서 다른 규정에서 별도로 정하는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

 

제3조 (용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각호에서 정하는 바와 같다.

 1. 회사의 ‘인장’은 사인(社印)과 직인(職印)으로 구분하고 계인(契印), 철인(鐵印)과 인쇄인(印刷印)을 포함한다. 다만 회사명, 임직원명 및 서명 등에 사용하는

     고무인은 제외한다.

 2. ‘사인’이라 함은 회사의 명의로 발송되거나 교부되는 문서 및 증명서에 날인하기 위하여 사용되는 인장을 말한다.

 3. ‘직인’이라 함은 대표이사 등 상법상의 기구나 회장, 사장 등 직제 상의 책임자 명의로 발송되거나 교부되는 문서 및 증명서에 날인하기 위하여 사용하는 인장

      을 말한다. 직인은 법원에 등록된 ‘법인 인감’과 법원에 등록되지 아니한 ‘사용 인감’으로 구분한다.

 4. ‘계인’이라 함은 원본 문서를 확인하기 위하여 관련된 2개 문서나 2부의 원본 문서 또는 증명서와 발급 대장에 연결하여 찍는 인장을 말한다.

 

제4조 (관리 책임)

① 회사 인장의 관리 책임자는 다음 각호에서 정하는 바와 같다.

  1.법인 인감은 대표이사가 관리한다.

  2.사용 인감은 관리담당이사가 관리한다.

  3. 사인과 계인은 제 증명과 상벌 업무를 담당하는 ㅇㅇ담당 팀에서 관리한다.

② 관리 책임자는 자신의 책임 하에 보관 책임자를 정하여 인장의 보관을 대행시킬 수 있다.

③ 관리 책임자 또는 보관 책임자는 회사 인장을 금고 또는 잠금 장치를 한 상자에 보관하여야 한다.

④ 분실 및 도난과 부정 사용으로 인한 1차적인 책임은 회사의 인장을 직접 보관하는 자에게 있다.

 

제5조 (인영)

① 회사의 인장은 별도의 규정이 있는 경우를 제외하고는 한글 가로 쓰기 형태로 새기는 것을 원칙으로 하고 필요에 따라 한자 세로 쓰기 형태로 새길 수 있다.

② 사인과 계인은 회사 명칭 뒤에 인(印)자를, 직인은 직위 명칭 뒤에 인(印)자를 붙이고 인영의 균형을 유지하기 위하여 한글 인장에는 ‘의’자를, 한자 인장에는

    ‘지(之)’자를 회사명 또는 직위 명과 인(印)자 사이에 삽입할 수 있다.

③ 사인과 계인 및 법인 인감에는 회사의 정식 명칭인 ‘주식회사 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ’을 사용하고 사용 인감에는 약칭인 ‘㈜ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ’을 사용한다.

④ 대표이사 회장의 법인 인감은 별표(★)를 식별 기호로 사용하고 대표이사 사장의 법인 인감은 원형(●)을 식별 기호로 사용한다.

⑤ 사용 인감은 아라비아 숫자를 식별 기호로 사용한다.

 

제6조 (인장 규격)

① 사인은 한 변이 24mm인 정사각형 재질에 가로 쓰기 형태로 회사 이름을 새긴다.

② 직인은 직경 18mm의 원형 재질에 외부에는 회사 이름을 새기고 중앙에는 직위 명을 가로 쓰기로 새긴다.

③ 계인은 36mm X 14mm 규격의 모서리가 둥근 직사각형 재질에 세로 쓰기로 회사 이름을 새긴다.

 

제7조 (각인 및 폐기)

① 회사의 인장은 제3조에서 정하는 종류의 범위 내에서 필요에 따라 새기거나 폐기할 수 있다.

② 회사의 인장을 새기거나 폐기하는 경우는 다음 각호의 1에 정한 바에 한한다.

  1.기구 개편에 의한 조직의 신설, 폐쇄 또는 명칭 변경

  2.마모 또는 훼손으로 사용에 부적합한 경우

  3.망실, 도난 또는 이에 준하는 경우

 

제8조 (각인 절차)

① 회사 인장을 새겨야 할 사유가 발생하였을 경우에 관리 책임자는 총무담당 팀에 인장의 각인을 지시한다.

② 총무담당 팀은 인장을 새긴 후 인장 등록 대장에 등재하고 관리 책임자에게 인계하여야 한다.

 

제9조 (폐기 절차)

① 관리 책임자는 더 이상 사용하지 않는 인장을 총무담당 팀으로 반납하고 폐기를 지시한다.

② 총무담당 팀은 전항의 인장에 대하여 등록을 말소하고 3년간 보존 후 파기 또는 소각하여야 한다.

 

제10조 (수령 확인)

관리본부장은 보관하는 자를 명백하게 하기 위하여 회사 인장의 직접 보관자로부터 [별지 제1호 서식]의 수령증을 교부 받아 이를 총무담당 팀에 보관하여야 한다.

 

제11조 (등록 및 효력)

① 총무담당 팀은 회사의 모든 인장의 인영을 [별지 제2호 서식]의 인장등록대장에 등록하고 이를 영구 보존하여야 한다.

② 인영 등록 시에는 명칭, 등록번호, 등록연월일 등 기타 필요한 사항을 명기하여야 한다.

③ 총무담당 팀은 폐기하여 사용하지 않는 회사 인장은 폐기 대장을 작성하여 관리하여야 한다.

④ 인장은 제6조 및 8조에 의하여 새기고 제10조 1항에 의하여 등록을 마침으로써 회사 인장으로서 효력을 발생한다.

 

제12조 (분실 및 도난)

① 회사의 인장을 분실하거나 도난 당한 경우에 관리 책임자 또는 보관 책임자는 즉시 총무담당 팀과 회계담당 팀에 알려 관계 기관에 분실 신고 등의 적절한 조

    치를 취할 수 있도록 하여야 한다.

② 전항의 경우에 총무담당 팀은 제8조 및 제11조에 의한 사후 조치를 하여야 한다.

 

제13조 (회사 인장의 사용)

① 사인과 계인은 회사에서 발행하는 상장과 제 증명서에만 사용한다.

② 법인 인감은 회사를 대표하는 문서 중 반드시 법인 인감이 필요한 중요 문서에 법인인감증명서와 함께 사용한다.

③ 사용 인감은 회사를 대표하여 체결하는 계약서, 발송 문서, 위임장, 관공서에 제출하는 신청서 등 회사의 권리와 의무를 표시하는 문서와 서류에 사용한다.

 

제14조 (날인 대장)

① 각 팀에서는 [별지 제3호 서식]의 인감 날인 대장을 작성하여 회사 인장을 날인 받을 경우에 결재를 받고 보관 및 관리하여야 한다.

② 각 팀은 날인한 문서를 즉시 사본하여 총무담당 팀에 제출하고 매달 인감 날인 대장 사본을 총무담당 팀으로 제출하고 하여야 한다.

 

제15조 (날인 절차) 회사 인장의 날인 절차는 다음 각 호에 정하는 바와 같다.

 1.법인 인감을 날인하고자 할 경우에는 원본 서류의 결재를 받는 품의서와 관리담당이사의 결재를 받은 날인 대장을 날인할 원본 서류와 함께 대표이사에게

    제시하여 날인을 받아야 한다.

 2.사용 인감을 날인하고자 할 경우에는 전결권자의 결재를 받은 품의서와 담당 임원의 결재를 받은 날인 대장을 날인할 서류와 함께 관리담당이사에게

    제시하여 날인을 받아야 한다.

 3.사인 및 계인의 날인을 받고자 할 경우에는 전결권자의 결재를 받은 품의서와 담당 임원의 결재를 받은 날인 대장을 ㅇㅇ담당 임원에게 제시하여 날인을

    받아야 한다.

 4.회사 인장의 관리 책임자 또는 보관 책임자는 원본 서류 품의서와 날인 대장을 확인한 후 날인하여야 한다.

 

제16조 (날인 요령)

① 회사의 인장은 서류의 정본에 인주를 사용하여 날인한다.

② 회사의 인장을 날인 위치는 별도의 규정이 있거나 서류의 체계상 부득이 한 경우를 제외하고는 회사 명의 끝 글자나 직인 명의자의 성명 끝 글자가 가운데

    위치하도록 날인한다.

③ 계인은 제 증명서 발급 대장 계인란과 증명서 번호란 상단부를 이어서 날인한다.

④ 주권, 회사 채권, 신분증 등 부수가 많고 날인에 시간을 요하거나 목재 또는 철판으로 된 상패 등 인주로 날인이 불가능한 경우에는 최고 결재권자의 승인을

     얻어 인쇄인을 사용할 수 있다.

 

첨부

별첨1. 인장(인감)관리규정(양식)

별첨2. 인감날인부(양식)

별첨3. 인감등록대장

별첨4. 인감 인수서약서

별첨1-1. 인장관리규정(양식1).hwp

0.04MB

 

별첨1-2. 인장관리규정(양식2).doc

0.05MB

별첨1-3. 인장관리규정(양식3).doc

0.08MB

별첨2. 인감날인부.xls

0.04MB

별첨3. 인감등록대장.xls

0.04MB

별첨4. 인감 인수서약서.xls

0.04MB